Nebenkostenabrechnung ist oftmals ein Anlass für Streitigkeiten

Betriebskostenabrechnungen – man muss sich damit beschäftigen

Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnungen sind Aufstellungen, die von den Vermietern erbracht und an den Mieter weitergereicht werden. Über die Nebenkostenabrechnungen können Vermieter bestimmte Lasten an den Mieter übertragen, die dieser nachzahlen muss. Diese Lasten oder Nebenkosten sind während des vergangenen Abrechnungs- oder Mietzeitraums entstanden. Sie sind im Mietvertrag nicht aufgeführt, denn dort steht nur die monatliche Miete. Nur in wenigen Ausnahmen sind Nebenkosten in einem Mietvertrag verankert. Allerdings entstehen darüber hinaus noch weitere Kostenarten, die erst einmal der Vermieter übernimmt. Ursprung der Nebenkosten sind daher die finanziellen Ausgaben des Vermieters. Nebenkostenabrechnungen sind somit immer rückbezüglich.
In den Nebenkostenabrechnungen sind Ausgaben aufgeführt, die nicht im Mietvertrag direkt erfasst werden. Die Kosten werden übersichtlich nach kalten und warmen Nebenkostenpositionen geordnet.
Die Form der Nebenkostenabrechnungen ist strukturiert, vollständig (Verteilerschlüssel, Ablesedaten, Gesamtkosten, Erläuterungen, Mieteranteil, Nachzahlung oder Guthaben) und geordnet. Nebenkostenabrechnungen müssen immer schriftlich gestaltet und mit genauem Zeitraum der betreffenden Abrechnungsperiode versehen sein.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Punkte

Mietnebenkosten fallen durch die unmittelbare Nutzung des Objektes an. In der Schweiz betragen die Mietnebenkosten im Durchschnitt wenige Franken pro Quadratmeter Wohnfläche (Heizkosten, Warmwasserbereitstellung, kommunale Gebühren, sonstige Betriebskosten) im Monat.
Für die in der Nebenkostenabrechnung zu erfassenden Abrechnungskomponenten gibt es klare gesetzliche Regelungen. Diese sind in der Betriebskostenverordnung detailliert fixiert. Die Eigentümer oder Vermieter dürfen nicht willkürlich eine Zusammenstellung selbst ausgewählter Fakten vornehmen. Das ist wichtig zu wissen, denn eventuell lassen sich zu hoch erscheinende Nebenkostenabrechnungen aus diesem Grund anfechten.
Ausgaben, die in den Nebenkostenabrechnungen erscheinen, werden als umlagefähig bezeichnet. Dazu gehören beispielsweise:

• vom Eigentümer zu entrichtende Grundsteuer
• Gebühren für Abwasser
• einzeln aufgeführte Abwassergebühren als Niederschlags- und Schmutzwasser
• Betriebskosten warm („Heiz“)
• Technik wie Aufzug
• Müllkosten, Reinigung der Strasse
• Beseitigung von Ungeziefer, Reinigung des Gebäudes
• Pflege des Gartens und/oder der Rasenflächen
• Gebühren für Beleuchtung
• Lohn für den Hausmeister
• Beiträge für Haftpflicht- und Sachversicherung
• Kabelanschluss, Antennengebühr, Satellitenanschluss
• finanzielle Aufwendungen für die Unterhaltung des Waschraums
• Schornsteinfeger, Wartung Heizanlage
• Betriebskosten sonstiger Art

Für umlagefähige Nebenkosten gilt, dass sie nur dann in den Nebenkosten enthalten sein dürfen, wenn dies so im Mietvertrag vereinbart wurde.
Im Gegensatz dazu stehen die sogenannten nicht umlagefähigen Nebenkosten. Diese gehen allein zu Lasten des Eigentümers beziehungsweise des Vermieters. Üblich sind:

• finanzielle Ausgaben für Instandhaltungen
• Kosten für Instandsetzungsarbeiten
• Verwaltungsaufwand

In diese Sparte werden Kosten für Akontozahlungen, Porto- und Postgebühren sowie Telefongespräche und Rücklagen. Stehen Wohnungen oder Häuser leer und sich nicht vermietet, übernimmt der Vermieter die anfallenden Kosten.

Nebenkostenabrechnung zu hoch – was tun

Erscheint Abrechnung für die Nebenkosten zu hoch und unwahrscheinlich, können sich Mieter natürlich dagegen wehren und müssen diese nicht einfach hinnehmen. Dazu ist es jedoch Grundvoraussetzung, dass die Aufstellungen richtig verstanden werden. Ohne die Abrechnung der Nebenkosten samt Belegen des Vermieters selbst einzusehen, ist keine Prüfung möglich. Der Zeitraum beträgt 12 Monate. Hat das Wohngebäude einen grossen Leerstand, ist besondere Aufmerksamkeit hinsichtlich der Nebenkosten geboten. Dieser Rat bezieht sich vor allen Dingen auf die Abrechnung Verbrauch („Heiz“).
Eine Anfechtung der Abrechnung der Nebenkosten ist gerechtfertigt, wenn diese:

• Rechenfehler
• Schreibfehler
• Fehler in der Form
• falsche Parameter durch fehlerhafte Berechnungen
• überhöhte Parameter
• nicht einheitliche Verwendung von Verteilerschlüsseln
• unkorrekte Übertragung und Erfassung
• Einbeziehung nicht umlagefähiger Posten auf Haus- oder Wohnungsmieter

aufweist. Infolgedessen steht Mietern das Recht auf Widerspruch zu.
Ein Widerspruch muss schriftlich formuliert sein. Die monatliche Miete ist trotzdem weiterhin zu zahlen. Hinsichtlich der Entrichtung der abschliessenden Akontozahlungen durch eine Nachzahlung besteht allerdings eine Verpflichtung. Innerhalb eines Monats nach der Zustellung des Dokuments muss die Nachzahlung beglichen sein. Wichtig ist hierbei die Bezahlung unter Vorbehalt. Sind Zahlungen an den Vermieter geleistet worden, obwohl die angenommen zu hohe Betriebskostenabrechnung Formfehler hatte, müssen diese innerhalb von drei Jahren vom Vermieter erstattet werden.
Zusätzlich dazu ist die Konsultation eines Fachanwalts für Mietrecht oder die Vorsprache beim Deutschen Mieterbund erforderlich. Das ist eine optimale Basis, um ein Gespräch mit dem Vermieter zu suchen. Diese Vorgehensweise ist gleichzeitig eine perfekte Prüfmöglichkeit für die Nebenkostenabrechnung.
Zielstellung einer solchen Vorgehensweise ist das Verhandeln über eine Zahlung der überhöhten Betriebskostenabrechnung unter Vorbehalt, eine Information des zuständigen Vermieters sowie die Einsichtnahme in die für die Abrechnungserstellung notwendigen originalen Belege.
Im Mietrecht wird den Mietern die Einsichtnahme in bestimmte abrechnungsrelevante Abrechnungsbelege zugesichert. Dieser Vorgang heisst Belegeinsicht und ist für die Mieter ein Mittel, den Wahrheitsgehalt der Nebenkostenabrechnungen zu kontrollieren. In die Belegeinsicht fallen Vertragsunterlagen, Kontoauszüge, Buchungsnachweise sowie Lieferscheine und Rechnungen. Ist die Entfernung zwischen Verwaltung zur Einsicht in die Belege zu weit, können Mieter auf die Übersendung einer Kopie bestehen.

Im schlechtesten Fall entscheidet sich der Ausgang des Problems nur durch einen Rechtsstreit.

Die häufigsten Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

Die Frist für die Mitteilung oder Zustellung der Nebenkostenabrechnungen ist spätestens der Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Zeitraums der Abrechnung. Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb dieser Zeitdauer in seinem Briefkasten haben. Grundlage für diese Fristsetzung ist das Bürgerliche Gesetzbuch § 556 Absatz 3. Verlängert sich der Zustelltermin über die Frist hinaus, kann das zur Ungültigkeit führen.

Wie hoch darf eine Nebenkostennachzahlung sein?

Gesetzliche Grenzen gibt es dafür nicht, da die Betriebskosten immer vom individuellen Verbrauch (insbesondere die Heizkosten und die Warmwasserkosten) abhängig sind. Eine ungefähre Richtschnur bietet der Betriebskostenspiegel. Diesen können Mieter beim Mieterbund einsehen. Das ist eine ideale Vergleichsgrundlage, ob die persönlichen Nebenkosten im normalen Bereich liegen. Die Norm liegt derzeit bei wenigen CHF je Quadratmeter.

Wer kann eine Nebenkostenabrechnung überprüfen?

Eine kompetente Überprüfung der Mietnebenkostenabrechnung ist beim Verbraucherschutz oder durch einen darauf spezialisierten Experten ratsam. Darüber hinaus schauen sich die Mitarbeiter des Mieterschutzbundes, zuständige Eigentümer, Verwaltungen sowie Juristen für Immobilienrecht die Aufstellungen an. Im Internet existieren ebenfalls verschiedene Webseiten, in denen die Mietnebenkostenabrechnung hochgeladen und von Anwälten des Mietrechtsschutzes kontrolliert werden kann. Nicht alle aufgeführten Anlaufstellen sind jedoch kostenfrei.

Wann ist eine Nebenkostenabrechnung ungültig?

Sie ist ungültig, wenn die Frist der Zustellung überschritten wurde, einzelne Verteilerschlüssel fehlen oder fehlerhaft sind und die Gesamtsumme nicht aufgeführt wurde. Des Weiteren ist nicht exakt eingehaltener Abrechnungszeitraum eine Begründung, um Nebenkostenabrechnungen als ungültig abzulehnen. Mängel in der Form führen gleichfalls zur Ungültigkeit (keine logische Abfolge der Berechnungen, nachträgliche Änderungen durch unvollständige Umlageschlüssel, inhaltlich unrichtig, fehlende Transparenz).